“这两天请帮我‘抄底’。”
离出差的日子还有一个多星期,机票的价格每天都在变动。放下电话之前,林瑶这样玩笑了一句,不过意思是明确的——在最合适的时机买进价格最低的机票。
之后的几天,她会收到一份最经济的出行方案,由这家名为“畅翔网”的差旅管理公司提供。
林瑶是下城区对外贸易经济合作局外商投资服务中心的副主任,这是一个需要频繁出差的岗位。一年时间里,她差不多有3个月在外地。该部门的二十几名工作人员,去年在境内的差旅费开支接近70万元。
“公务差旅活动的经费,已经成为政府日常运转的主要开销之一。”省财政厅的相关工作人员介绍,随着政府对外交往范围不断扩大,既保证公务活动的正常进行,又要实现财政开销的有效控制,是当前改革公务消费体制的重点。
去年的这个时候,林瑶的出差报销流程大致是这样的,先提交一份差旅费预支报告,经领导审批后,到财务那里预支差旅款,然后预订机票和酒店。出差回来之后,将票据交给领导签字,填好单据,最后完成报销手续。
这是一趟典型的“中国式”出差的现实样本,下城区对外贸易经济合作局局长陈圣杭已经签过很多这样的报销单了。他和很多政府部门的负责人一样,明白这其中存在的问题——大量预支的现金,大量需要审核的票据,以及潜在的管理漏洞。
据统计,传统的公务出差报销模式,一个流程平均要30至45天。
从今年1月份起,陈圣杭把“畅翔网”引进来,请他们提供全套的专业差旅服务。整个流程完全被简化了,员工出差获得批准之后,只要直接登录由这家网站支撑的一个下城区外经局的专用差旅服务平台,根据系统内设置好的员工差旅费用级别,就可以订机票和酒店。
“一线城市和二线城市的标准有差别,在预订的时候,系统就会自动识别出来,住宿的金额肯定不会超标。”林瑶说,这一过程也可以通过电话完成,单位所有员工的经费标准都会在“畅翔网”的客服端准确地显示出来。
接下去的流程都由这个“差旅管家”来完成,与航空公司确认机票,与酒店确认房间,结算金额,索取凭证。而林瑶要做的,就是拿着身份证登机、入住,离开北京的那家酒店时,她只需到前台签一个自己的名字。
林瑶看重的是这一点的方便,回到杭州之后,她不用带着发票去财务那里报销。每到月底,单位和“差旅管家”会进行统一结算,一次性获得所有的发票。