“根据规定,各联网单位从平阳县党政机关协同办公系统收取的电子公文,一律视为正式公文,与相同内容的纸质公文具有完全相同的效力,接收单位应按照规定程序和要求及时处理。”曾毅说。
在这段试运行时间里,白海容已经完全转变了工作习惯。电子公文大大减轻了她的工作量,也减少了工作失误的机会。
“以前领导要找个什么文件,我得先到文件登记目录里去找,找到目录后再找文件。但这样的文件一借出去,一旦借阅者忘了还,基本上都会丢失。而现在,普发文件一般都放在共享里,不管是谁,只要想调阅这个文件,关键词一搜索,就全有了。”
“而且,一旦真丢了,让其他单位的文书帮忙调一份出来也很方便,也就几分钟的事,跟以往没法比。”
令白海容高兴的另一件事,是今后再也不会出现公文没收到,或者其他扯皮的事情了。
以前她最头疼的文件是会议通知。县里组织一次会议,白海容要通过邮局寄出去120多份会议通知。为防止会议通知收不到,还得一个个打电话通知,但电话也不能保证一定能通知到当事人。这个时候,白海容都会请自己的科室领导和同事帮忙分头打电话。即使这样,还是经常有人因接不到通知而误了会议。
“这个时候,究竟是我们没通知到的责任,还是其他方面的责任?没法认定。而现在,如果他没打开过文件,我们会短信催收。如果他看过文件了,我们就会得到已经签收的反馈,电脑会自动记录,再不会出现差错、推诿扯皮的现象。”白海容说。
前段时间县里开个会议,有些乡镇的人就没来,电话一问,说是没接到通知。“这种现象很多,我们也没法核实是真没收到文件,还是忘了没来。但是今后一旦正式运行,肯定不会再出现这样的问题了。”白海容说。
南麂镇是平阳的一个海岛镇,如果天气正常,快艇要将近一个多小时,交通轮要三个多小时才能到。邮政局递送的邮件在一周左右时间内到达是很正常的事。一旦来了台风,可能两周时间都到不了,现在实行电子公文后,就可以及时收到了。
现行的纸质公文传输途径是,先由单位起草人员起草,并经单位领导审核后印发,然后通过邮政系统分寄到各单位。而下级机关提交的请示、报告类文件,也是通过邮寄。有些急件,就只能派专人送到上级机关。
“这种文件最容易出事故。因为专人送来的材料往往直接送给领导,没有经过文书收文程序,没有文件编号,一旦文件遗失,就无法归档保存。与此类似的还有会议材料,与会人员一旦不将会议上散发的文件交给文书归档,也基本上无处可查。”白海容说。